Bestillingssystemet - Kort fortalt
Via bestillingssystemet på Kirkenettet kan du bestille udstyr til din pc-arbejdsplads. Før du kan bestille varer, er der et par betingelser, som skal være opfyldt
- Den leveringsadresse, der bestilles varer til, skal være oprettet i systemet. Oprettelse af nye adresser skal foretages i den elektroniske brugeradministration på Kirkenettet.
- Du skal have en gyldig kirknet bruger eller være medlem af et menighedsråd.
Du kan tjekke om disse krav er opfyldt ved at læse i sektionen Administration af installationssted og brugere længere nede på siden.
Sådan foretager du en bestilling:
- Gå ind i bestillingssystemet på https://bestilling.kirkenettet.dk
- Tilføj de ønskede varer og klik på kurven, når du er færdig
- Gennemse din kurv og vælg ”Afgiv bestilling”
- Vælg hvilken institution, som afgiver bestillingen
- Vælg hvor ordren skal leveres
- Vælg hvilken dato du gerne vil have ordren leveret
- Gennemse ordren, accepter bestilling- og leveringsaftalen og klik på ”Næste”
- Ordren ligger nu med status afgivet og vil snarligt blive sendt til leverandøren
Vær opmærksom på at fejl på en ordre skal meldes ind senest 5 dage efter modtagelsen; og nye computere skal tages i brug senest 14 efter modtagelsen.
Sådan annullerer du en bestilling:
Hvis ordren ikke sendt afsted til leverandøren endnu, så kan du selv annullere ordren i bestillingssystemet.
- Gå ind i bestillingssystemet på https://bestilling.kirkenettet.dk
- Klik på dit navn i øverste højre hjørne og vælg ”Mine bestillinger”
- Ordrer med status ”Afgivet” kan du annullere ved at klikke på ordren, klikke på feltet ”Ændre status”, vælge ”Annulleret”, klikke på ”Gem” og bekræfte, at du vil annullere ordren.
- Hvis ordren har status ”Sendt”, så kan du ikke selv annullere ordren. Kontakt hurtigst muligt udstyr@km.dk med angivelse af ordrenummer. Hvis leverandøren ikke har afsendt ordren fra lageret, så kan ordren muligvis annulleres. Hvis ordren er sendt afsted fra leverandøren, så kan den ikke annulleres, men skal sendes retur, når du modtager den. Det kan du læse om her - Leveringer - Ordre retur.
Administration af installationssted og brugere
Som sikkerhedsansvarlig kan du administrere brugere og ordrer i jeres institution.
- Gå ind i bestillingssystemet på https://bestilling.kirkenettet.dk
- Klik på dit navn i øverste højre hjørne og vælg ”Administration”
- Her har du et overblik over de institutioner, hvor du er sikkerhedsansvarlig. Når du klikker på et installationssted på listen, så kommer du frem til en oversigtside, hvor du kan se tre faneblade.
Stamdata
Her kan du se de grundlæggende informationer om installationsstedet, b.la. om der er oprettet en PBS aftale. Her kan du også opsætte et evt. godkendelsesforløb for bestillinger. Dette er beskrevet nedenfor i afsnittet ”Opsætning af godkendelsesforløb”.
Brugere
Her kan du se, hvilke brugere der er tilknyttet installationsstedet. Hvis du klikker på en bruger, kan du vælge, om vedkommende skal kunne godkende ordrer bestilt til installationsstedet. Dette er beskrevet nedenfor i afsnittet ”Hvem kan godkende en ordre?”.
Bestillinger
Her kan du se et samlet overblik over de ordrer, der er afgivet af alle brugere på installationsstedet. I feltet ”Bestillingsstatus filtrering” kan du filtre ordrer på, hvorvidt de er igangværende eller afsluttet.
Fakturering af bestillinger
- Hvis de aktiveret EAN/GLN nummer så bliver fakturaen sendt dertil.
- Hvis ikke bliver fakturaen formidlet via betaling service
Godkendelse af bestillinger
Som udgangspunkt skal en ordre ikke godkendes i bestillingssystemet, dvs. at alle tilknyttede brugere til et installationssted kan bestille varer på institutionens vegne. Hvis man ønsker, at ordrer skal godkendes, før de bliver afsendt, så kan man opsætte et godkendelsesforløb. Dette skal foretages af den sikkerhedsansvarlige.
Opsætning af godkendelsesforløb
Hvis du vil opsætte et godkendelsesforløb, så skal du klikke på dit navn, vælge ”Administration” og klikke på et installationssted på listen. På fanebladet ”Stamdata” skal du sætte et flueben i ”Godkend alle bestillinger”. Du skal herefter vælge kriterierne for godkendelsesforløbet:
Antal dage til at godkende
Det antal dage en ordre ligger til godkendelse, før den automatisk bliver godkendt.
Beløbsgrænse til godkendelse i DKK inkl. moms
Beløbsgrænsen for, hvornår en ordre kræver godkendelse, før den bliver godkendt.
Eksempel: Antal dage til godkendelse er sat til fem dage, og beløbsgrænsen er kr. 1.000.
- Hvis en bruger laver en ordre på kr. 999, kræver ordren ikke godkendelse og sendes afsted til leverandøren førstkommende nat.
- Hvis en bruger laver en ordre på kr. 1.000, ligger ordren til godkendelse i fem dage, før den bliver sendt afsted til leverandøren.
Hvem kan godkende en ordre?
Som udgangspunkt er det kun den sikkerhedsansvarlige, som kan godkende ordrer, hvis institutionen har opsat et godkendelsesforløb. Hvis der er flere brugere, som skal kunne godkende, skal denne rettighed tildeles af den sikkerhedsansvarlige.
- Gå ind i bestillingssystemet på https://bestilling.kirkenettet.dk
- Klik på dit navn i øverste højre hjørne og vælg ”Administration”
- Her har du et overblik over de institutioner, hvor du er sikkerhedsansvarlig. Når du klikker på et installationssted på listen, så kommer du frem til en oversigtside, hvor du kan se tre faneblade.
- På fanebladet ”Brugere” skal du klikke på den bruger, som skal kunne godkende, sæt et flueben i ”Kan godkende” og klik på ”Gem”.