De dokumenter, som ligger i dokumentarkivet på Kirkeportalen, har I mulighed for at underskrive digitalt med MitID.
Dokumenterne kan sendes til digital underskrift til alle de personer som er tilknyttet udvalget og det kræver ikke en licens at underskrive dokumenterne digitalt.
Det kræver en licens at kunne sende et dokument til underskrift, da funktionen er en del af dokumentarkivet på Kirkeportalen.
Funktionen virker på den måde, at du vælger et dokument og som du sender til underskrift hos udvalgte personer, hvorefter at systemet sender mails til de valgte personer. I mailen vil der være et link som modtageren klikker på, hvorefter det vil være muligt at lave en digital underskrift. Mailen med link til underskrift kommer fra "scrive.” og som er det system vi benytter til digital underskrift.
Vær opmærksom på at dokumentet skal opfylde følgende kriterier for at kunne underskrives digitalt:
- må ikke fylde mere end 10 MB
- der skal være dannet en forhåndsvisning af filen
Hvor finder jeg funktionen?
Du finder funktionen ud for det enkelte dokument i dokumentarkivet.
Hvordan sender jeg et dokument til digital underskrift?
Trin 1: Når har du fundet det dokument du vil sende til digital underskrift, så klikker du på de 3 prikker ud for det specifikke dokument og vælger "Send til digital underskrift":
Trin 2: Tjek med forhåndsvisningen at det er det dokument du havde tænkt dig at sende til digital underskrift:
Trin 3: Rul ned under forhåndsvisningen for at udvælge de personer som skal underskrive dokumentet og verificere deres e-mailadresse. Det er muligt at angive en anden e-mailadresse end der er foreslået på siden. Bemærk at e-mailadressen er hentet fra licenssiden og hvis den ændres her, så bliver den ikke gemt på brugeren men benyttes blot til denne specifikke udsendelse.
Hvis e-mailadressen skal ændres på brugeren så skal det gøres på licenssiden.
Trin 4: Systemet kontrollerer at dokumentet er klart til at blive sent til underskrift.
Hvis der f.eks. mangler e-mailadresse på en person som er markeret, så vil systemet vise følgende meddelelse og det er ikke muligt at sende dokumentet til underskift:
Trin 5: Kontroller at de korrekte personer er valgt til at modtage det valgte dokument til underskrift og klik Send til underskift herefter:
Husk at sikre dig at alle de valgte personer får underskrevet dokumentet, og at det endelige dokument indeholder de nødvendige underskrifter.
Hvordan kan jeg se hvad der er sent til underskrift?
I dokumentarkivet finder du en knap til en oversigt over alle dokumenter der har været sent til underskrift:
Knappen fører dig over på en side hvor du får et overblik over alle de dokumenter der er sent til underskrift. Dokumenterne er opdelt i følgende kategorier.
- Igangværende: De dokumenter som er sent til digital underskrift og hvor en eller flere mangler at underskrive.
- Underskrevne: De dokumenter hvor alle har underskrevet.
- Afviste: De dokumenter som er afvist, dette kan f.eks. ske hvis tidsfristen er udløbet eller hvis en af dem der skal skriver under har afvist.
Igangværende
Under igangværende har du mulighed for at se hvilke personer der har underskrevet dokumentet og hvilke personer mangler at underskrive.
Klik på knappen ud for modtagere, under Status for at se en oversigt:
Her får du en liste over alle de personer som er udpeget til at underskrive dokumentet digitalt og du kan se ud for den enkelte person om de har underskrevet og i så fald hvornår de har gjort det.
Klik på knappen Gå til mappe for at gå over i den mappe i dokumentarkivet hvor det pågældende dokument ligger:
Ud for hvert dokument i listen kan du klikke på de 3 prikker hvor du kan både sende en påmindelse til alle de personer der mangler at underskrive dokumentet og annullere underskriften af det.
Underskrevne
Under underskrevne har du mulighed for at se de personer har underskrevet og hvornår de har.
Klik på knappen ud for modtagere og under Status:
Her ser du listen over alle de personer der har underskrevet:
Klik på knappen Gå til mappe for at gå over i den mappe i dokumentarkivet hvor det pågældende dokument ligger:
Kan jeg se i dokumentarkivet hvilker
Når er dokument er sent til underskrift vises følgende ikon ud for det i dokumentarkivet og når du holder musen over ikonet fremgår teksten Sendt til digital underskrift:
og når et dokument er underskrevet digitalt vises følgende ikon og når du holder musen over ikonet fremgår teksten Dokumentet er underskrevet digitalt: