Med funktionen Gem fra fællespostkasse kan du nemt gemme mails fra fælles- eller fortroligpostkassen, direkte i dokumentarkivet til arkivering, i stedet for at hente mailen ned på din computer og ligger den up i dokumentarkivet efterfølgende. Mails du gemmer vil blive lagt ind i en ny mappe i dokumentarkivet, inklusiv eventuelle vedhæftede filer du ønsker. Alle med adgang til fælles eller fortrolig postkassen kan gemme mails fra den eller de postkasser som man har adgang til.
Hvor finder jeg funktionen?
Du finder knappen Gem fra fællespostkasse, som er næsten øverst til højre inde i dokumentarkivet i kirkeportalen.
Hvordan gemmer jeg en mail i dokumentarkivet?
Trin 1: Når du er kommet ind i Gem fra fællespostkasse, skal du starte med at vælge hvilken mail du vil gemme og klikke på den.
Trin 2: Tjek med forhåndsvisningen at det er den mail du havde tænkt dig at gemme fra den fælles eller den fortrolige postkasse.
Trin 3: Rul ned under forhåndsvisningen og tag stilling til om mailen eller nogle af de vedhæftede filer ikke skal gemmes ved at fravælge fluebene på dem du ikke ønsker. (Her kan du også dobbelttjekke forhåndsvisningen for de vedhæftede filer, ved at klikke på Forhåndsvisning )
Trin 4: Skriv ind hvad mappen, med mailen og eventuelle vedhæftede filer, skal navngives inde i dokumentarkivet.
Trin 5: Vælg om du vil gemme det i det Eget arkiv eller Fortroligt arkiv hvis du har adgang til begge dele og derefter vælg hvilken mappe den nye mappe skal oprettes under.
Trin 6: Klik på Gem knappen nederst til højre og vent på at mailen bliver gemt i dokumentarkivet.
Trin 7: Vælg om du vil blive på siden for at gemme flere mails eller Gå til mappe for at se den mail du har lagt ind.
Hvis du bliver på siden, vil der være kommet et lille Gemt ikon på mailen
Genindlæs siden eller få vist flere mails
Under de mails man kan se når man kommer ind på siden er der to knapper.
- Genindlæs
kan man opdatere listen af mails hvis der skulle være kommet nogle nye mails siden man gik ind på siden
- Indlæs ældre
kan man indlæse de sidste 180 dages mails i stedet for kun de sidste 14 dage.