Hent bilag 1 jvf. udsendte brev
Indhold
Hvad kan vi i menighedsrådet forberede, før postkasserne flyttes, og der ændres i licenserne?
Hvornår slår de nye licenskrav igennem og hvornår flyttes menighedsrådspostkasserne?
Kan de to licenser til hhv. menighedsrådsformanden og kontaktpersonen tildeles andre?
Hvad kommer en licens til at koste?
Hvordan hænger en Microsoft licens sammen med login til kirkenettet?
Hvilke roller er vigtige at overveje, om de skal have en licens?
Hvilke systemer kræver licens for at kunne bruge dem?
Hvordan tildeler jeg licenser?
Skal vi bruge de personlige postkasser, der følger med licensen, eller må man lade være?
Hvornår faktureres licenserne?
Hvor lang opsigelse er der på en licens?
Hvad gør vi i menighedsrådet, hvis formanden er fraværende?
Kan vi i menighedsrådet stadig give vores kordegn adgang til postkasserne?
Hvem har adgang til menighedsrådspostkassen?
Vil menighedsrådspostkasserne være utilgængelige under flytningen?
Ændres noget i forhold til adgangen til den fortrolige postkasse?
Hvornår lukker adgangen til systemerne, hvis ikke jeg har tildelt licenser?
Hvorfor er den ene licens ”låst” til menighedsrådsformanden?
Kan man få en advisering, når der kommer en e-mail til menighedsrådspostkassen?
Hvorfor koster en licens 100 kr. om måneden, når jeg kan købe den billigere direkte hos Microsoft?
Hvad kan vi i menighedsrådet forberede, før postkasserne flyttes, og der ændres i licenserne?
I kan forberede jer ved at gennemgå de brugere, I har i dag og overveje, hvilke der skal tildeles en licens og dermed have adgang fremover. Når licenssiden i Brugere og rettigheder på Kirkeportalen åbnes medio uge 37, skal I sikre, at de rette brugere har en licens og de rigtige adgange.
Gennemgang i Brugere og rettigheder på Kirkeportalen er vigtig, så der ikke står en kasserer efter flytningen, som ikke længere kan logge ind. Læs mere om oprettelse og nedlæggelse af brugere via linket herunder.
https://support.kirkenettet.dk/hc/da/articles/360012967360
Hvornår slår de nye licenskrav igennem og hvornår flyttes menighedsrådspostkasserne?
Det hele sker i perioden fra lørdag d. 23. september 2023 til onsdag d. 27. september 2023.
Menighedsrådspostkasserne vil ikke være tilgængelige i denne periode. Det vil være muligt at logge ind i hele perioden og tilgå de systemer (udover menighedsrådspostkasserne), der ligger bag login.
Fra mandag d. 25. september 2023 træder de nye licenskrav igennem, og det vil fra denne dag kræve at brugeren har en licens for at kunne logge ind.
Kan de to licenser til hhv. menighedsrådsformanden og kontaktpersonen tildeles andre?
Den ene af licenserne er låst til menighedsrådsformanden, men den anden kan tildeles en anden end kontaktpersonen. Dette gøres på licenssiden i Brugere og rettigheder på Kirkeportalen.
Hvad kommer en licens til at koste?
Tilkøber menighedsrådet flere licenser til enten menighedsrådsmedlemmer eller medarbejdere, vil dette koste 100 kr. (inkl. moms og inkl. en administrationsomkostning) månedligt pr. tilkøbt licens. De to adgange til menighedsrådsformanden og kontaktpersonen kommer ikke til at koste menighedsrådet noget.
Hvordan hænger en Microsoft licens sammen med login til kirkenettet?
Kirkenettet benytter et loginsystem som er baseret på Microsofts teknologier, som kræver at alle har en licens.
Hvilke roller er vigtige at overveje, om de skal have en licens?
Alle de personer (valgte og ansatte), der løser en opgave for menighedsrådet og som kræver login, skal fremover have en licens. Det kunne f.eks. være personer der arbejder med løn eller regnskab.
https://support.kirkenettet.dk/hc/da/articles/360013055539-Kontrol-af-adgange-og-rettigheder-til-systemer-i-Kirkenettet-menighedsråd
Hvilke systemer kræver licens for at kunne bruge dem?
Alle systemer der ligger bag login vil fremover kræve en licens. Det gæler både for dem der logger ind med MitID og dem der logger ind med brugernavn og kodeord.
Hvordan tildeler jeg licenser?
Der vil medio uge 37 blive åbnet for en licensside i Brugere og rettigheder på Kirkeportalen, hvor der kan tildeles licenser. Når siden er åben, vil alle menighedsråd blive orienteret via menighedsrådspostkassen, og der vil være vejledning til rådighed på Supportforum.
Får man andre funktioner med til licensen, og gælder disse også, hvis vi køber licens til flere i menighedsrådet eller til medarbejdere i kirken?
Ja, der følger en række online funktioner med licensen bl.a. brug af online udgaver af Word, Excel og PowerPoint samt Outlook. Læs mere om mulighederne via linket herunder. https://support.kirkenettet.dk/hc/da/articles/360012967660-Office365-licenser-på-Kirkenettet
Hvis vi ikke køber licens til alle i menighedsrådet, hvordan videreformidler vi så dokumenter f.eks. dagsordener og referater fra Kirkeportalen til hele menighedsrådet?
I kan via Menighedsrådets postkasse sende dokumenter til alle menighedsrådsmedlemmer. Kirkenettets menighedsrådspostkasserne er sikret på den måde, at hvis man sender en e-mail, vil mailen være krypteret indtil den når til modtagerens e-mail system.
Skal vi bruge de personlige postkasser, der følger med licensen, eller må man lade være?
Det er ikke et krav at man benytter den personlige postkasse, der automatisk følger med licensen. Det kan være en beslutning, som man tager i det enkelte menighedsråd. Det er ikke muligt at få e-mails automatisk videresendt fra hverken fællespostkasserne eller fra de personlige postkasser til en privat e-mailadresse.
Hvornår faktureres licenserne?
Licenserne faktureres bagudrettet en gang i kvartalet. Læs mere om fakturering via linket herunder. https://support.kirkenettet.dk/hc/da/articles/360016935539-Fakturering-af-it-ydelser
Hvor lang opsigelse er der på en licens?
Når brugeren lukkes i Brugere og rettigheder på Kirkeportalen, vil deres adgange forsvinde i løbet af de følgende 24 timer. Licensen vil blive faktureret for den løbende måned plus 30 dage.
https://support.kirkenettet.dk/hc/da/articles/360012967360
Skal jeg betale den fulde pris for licensen, hvis en medarbejder/præst også har licens et andet sted?
Som udgangspunkt betaler man kun for en licens pr. bruger. Det vil sige, at hvis eksempelvis en regnskabsmedarbejder får tildelt en licens i tre forskellige menighedsråd, fordi vedkommende laver regnskaber for dem alle tre, vil udgifterne blive delt mellem de tre menighedsråd.
Hvis vedkommende f.eks. også er ansat som kordegn i et menighedsråd, og i den forbindelse har en kirkenet-PC og derved en større licens-pakke, så er det udelukkende den store licens-pakke der skal betales for, og ikke mindre pakker som menighedsrådene har tildelt. Det vil i dette eksempel være menighedsrådet, hvor vedkommende er ansat som kordegn, der får en faktura for licensen.
Hvis vedkommende er ansat som kordegn i to menighedsråd, vil de dele udgifterne til den store licens-pakke, som følger med en kirkenet-PC.
Principperne er at det er dem der betaler den største licenspakke, der i fællesskab betaler for licensen.
Hvad gør vi i menighedsrådet, hvis formanden er fraværende?
Hvert menighedsråd får ”gratis” to licenser. Den ene er bundet til formanden, og den anden tildeles automatisk til kontaktpersonen. Den licens der tildeles til kontaktpersonen kan tildeles til en anden.
Kan vi i menighedsrådet stadig give vores kordegn adgang til postkasserne?
Adgangen til postkasserne afgøres af to ting. Vedkommende skal for det første have en licens og for det andet have rettigheden til at se i postkassen. Kordegnen har ofte en licens i forvejen og vil derfor kunne få adgang til menighedsrådspostkassen, som det også er i dag.
Hvem har adgang til menighedsrådspostkassen?
Det vil som udgangspunkt være menighedsrådsformanden og kontaktpersonen, der har adgang til menighedsrådspostkassen. Ønskes der adgang for flere, kan menighedsrådet tilkøbe licenser.
Medarbejdere, menighedsrådsmedlemmer og andre der er tilknyttet menighedsrådet med licens, f.eks. kordegn, vil også kunne tildeles adgang til menighedsrådspostkassen. Præster har som standard adgang til den almindelige menighedsrådspostkasse.
Vil menighedsrådspostkasserne være utilgængelige under flytningen?
Menighedsrådspostkasserne – både den almindelige postkasse og den fortrolige postkasse – vil være utilgængelige under flytningen, som varer fem dage fra lørdag d. 23. september 2023 til onsdag d. 27. september 2023.
Er der andre systemer, hvor det også kun er menighedsrådsformand og kontaktperson, der vil have adgang?
Det vil kun være personer med licens, der kan logge ind i de systemer, der kræver login. Folkekirkens Intranet uden login kan alle tilgå.
Hvad sker der med indholdet i menighedsrådspostkasserne, når der vælges en ny formand og kontaktperson? Bliver det slettet og skal man så starte forfra?
Der vil ikke ske ændringer i indholdet af menighedsrådspostkasserne, det vil blot være nye personer, der får adgang til postkasserne.
Ændres noget i forhold til adgangen til den fortrolige postkasse?
Der sker ingen ændringer i forhold til adgangen til den fortrolige postkasse.
Det er som hidtil menighedsrådsformanden og kontaktpersonen, der har adgang. Derudover kan der tildeles adgang til f.eks. en kordegn eller en anden person. Det kræver, at vedkommende har en licens.
Hvornår lukker adgangen til systemerne, hvis ikke jeg har tildelt licenser?
Adgangen til kirkenettet vil lukke i løbet af d. 25.-26. september 2023. Herefter vil man ikke kunne logge ind uden en tildelt licens.
Hvorfor er den ene licens ”låst” til menighedsrådsformanden?
For at sikre, at der altid er minimum én, der har adgang til menighedsrådspostkassen og andre vigtige funktioner, er det besluttet, at formanden altid vil få tildelt en licens.
Hvis menighedsrådet allerede har købt egne licenser hos Microsoft til f.eks. e-mails, er det så nødvendigt også at købe licenser til kirkenettet?
Oprettelse af brugere og styring af licenser skal ske i tilknytning til Kirkenettet. De licenser som menighedsrådet evt. selv har købt hos Microsoft, vil være tilknyttet jer direkte og ikke til Kirkenettet, og vil derfor ikke give adgang til kirkenettet.
Kan man få en advisering, når der kommer en e-mail til menighedsrådspostkassen?
Der er nu åbnet op for test af adviseringer fra menighedsrådets postkasser. Læs mere her: https://folkekirkensintranet.dk/nyheder/advisering-fra-menighedsraadspostkasser-er-klar-til-brug
Det har i første omgang ikke været en del af planen for flytning af menighedsrådspostkasser at udvikle en mulighed for advisering. Folkekirkens It ser lige nu på mulige løsninger på baggrund af den stor efterspørgsel, der har været efter flytningen. .
Nyhederne her omkring fra FIN:
https://folkekirkensintranet.dk/nyheder/information-om-advisering-fra-menighedsraadspostkasserne
https://folkekirkensintranet.dk/nyheder/opdatering-om-advisering-fra-menighedsraadspostkasser
Hvorfor koster en licens 100 kr. om måneden, når jeg kan købe den billigere direkte hos Microsoft?
Prisen omfatter ud over en personlig postkasse og online udgaven af en lang række Office 365 Apps også ekstern backup og ekstra nødvendige sikkerhedsmæssige licenser samt et administrationsgebyr.
Licensen er en Enterprise licens, og den kan ikke sammenlignes med andretyper licenser, som I som privatpersoner eller mindre virksomheder kan købe.
Folkekirkens It indkøber licenser gennem den fællesstatslige rammeaftale om standard softwareprodukter, som Økonomistyrelsen har indgået med Microsoft.