I Valgsystemet kan valgbestyrelsen oprette en forsendelse til folkekirkemedlemmer i menighedsrådets sogne, f.eks. til orienteringsmøde eller valgforsamling.
Forsendelser findes som en del af Valgsystemet her:
Forsendelsen bliver som udgangspunkt leveret til medlemmernes Digital Post, og de personer som er fritaget for at modtage Digital Post vil automatisk få forsendelsen sent med fysisk post. På landsplan er 5 % af borgere med bopæl i Danmark fritaget fra Digital Post.
Leveringstiden er op til en hverdag for Digital Post og mellem 2-6 hverdage for fysisk post. Det er ikke muligt at fravælge at sende ud til de borgere der modtager fysisk post.
Bemærk at forsendelsen sendes til de folkekirkemedlemmer som ved udsendelsen er registreret stemmeberettiget på valgdagen i sognet, herunder dem der er fyldt 18 år på dagen.
Menighedsrådet skal selv betale for udgifterne i forbindelse med forsendelsen, og vil derfor modtage en regning på udgifterne efter valgforsamlingen.
Du skal være medlem af valgbestyrelsen for at kunne oprette forsendelsen.
Klikker du på knappen 'Vis personer med adgang' vises medlemmerne af valgbestyrelsen.
Opretforsendelse
Ønsker du at starte en ny forsendelse klik da på 'Opret ny forsendelse'
Du er nu på siden Opret ny forsendelse og i gang med at sammensætte udsendelsen
Læs informationsafsnittet
Øverst på siden vises vigtig information:
Forsendelsen sendes til alle stemmeberettigede folkekirkemedlemmer pr. den angivne skæringsdato.
Medlemmer skal være fyldt 18 år på valgdagen.
Menighedsrådet modtager efterfølgende en regning for udsendelsen.
Prisen for forsendelsen er estimeret og baseret på landsgennemsnit for digital og fysisk post.
Vær opmærksom på leveringstiden for forsendelse. Leveringstiden varierer for de to forsendelsestyper:
Elektronisk post: Op til 2 hverdage (ca. 95 % af forsendelsen).
Fysisk post: 2–6 hverdage (ca. 5 % af forsendelsen)
Kontroller herefter afsenderadresse
Afsenderadressen bruges ved:
Visning på brevet (øverst til venstre).
Returnering af fysiske breve, som ikke kan leveres.
Hvis ikke afsenderadressen stemmer, så klik på Rediger og ret oplysningerne.
Vælg modtagere
Under Modtagere vælges de sogne, der skal modtage forsendelsen.
For hvert sogn vises:
Antal stemmeberettigede medlemmer
Estimeret pris (inkl. moms)
Kontrollér at de ønskede sogne er markeret som inkluderet.
Den samlede estimerede pris vises automatisk.
Prisen bygger på en antagelse om, at ca. 5 % sendes som fysisk post.
Den faktiske pris vil variere fra sogn til sogn.
Udfyld brevtekst
Under Brevtekst finder du et forslag, som du kan redigere.
Ret emnet, så det passer til jeres forsendelse.
Tilpas teksten efter behov.
Husk altid at angive:
- Dato og tidspunkt
- Sted og adresse
- Afsender (evt. menighedsrådet eller valgbestyrelsen)
Bemærk:
Dokumentet må maksimalt fylde én side.
Det svarer til ca. 20 linjer.
Se forhåndsvisning af brevet
Klik på Se forhåndsvisning af brev.
Kontrollér:
- At teksten er korrekt
- At brevet ikke overskrider én side
- At opsætningen ser korrekt ud
Ret teksten til, hvis noget ikke passer.
Vedhæft bilag (valgfrit)
Hvis I ønsker at vedhæfte et bilag:
Klik på Vælg en fil eller træk filen ind i det aktive område:
Bilaget skal:
- Være en PDF
- Maks. fylde 20 MB
- Maks. være 1 side
- Have A4‑format
- Kunne forhåndsvises
Gennemgå opsummeringen
I opsummeringen kan du se:
- Valgte modtagere
- Status på brevtekst
- Om der er vedlagt bilag
Kontrollér, at alt er korrekt inden den endelige udsendelse.
Gennemse og send forsendelsen
Klik på Gennemse udsendelse.
Læs det hele igennem én sidste gang.
Inden du kan bekræfte forsendelsen skal du markerer og bekræfte at forsendelsen er korrekt og, at du har bemyndigelse til at foretageforsendelsen. Bekræft og udsend derefter forsendelsen.
Forsendelsen bliver herefter sendt til de valgte modtagere.
Husk at leveringstiden er op til en hverdag for Digital Post og mellem 2-6 hverdage for fysisk post.
Når forsendelsen er udsendt vil den fremgå som linje i menighedsrådet arkiv over udsendte forsendelser.