Indhold
Vejledning til følsomhedsmærkater i Word, Excel, PowerPoint og Outlook
Når du opretter eller gemmer et nyt dokument
Hvis dokumentet mangler et følsomhedsmærkat
Når et dokument allerede har et følsomhedsmærkat
Sådan ser du, hvad et følsomhedsmærkat betyder
Sådan ændrer du et følsomhedsmærkat
Vejledning til følsomhedsmærkater i Word, Excel, PowerPoint og Outlook
Alle dokumenter og mails skal fremover have et følsomhedsmærkat.
Følsomhedsmærkater bruges i Word, Excel, PowerPoint og Outlook og hjælper med at sikre, at dokumenter og mails håndteres korrekt i forhold til deres indhold.
Når du opretter et nyt dokument eller redigerer et eksisterende dokument, skal der altid vælges en mærkat. Det er ikke muligt at gemme eller redigere dokumentet, før der er angivet et følsomhedsmærkat.
Det samme gælder mails. En mail skal altid have en mærkat – uanset om den indeholder vedhæftninger eller ej.
Hvad er et følsomhedsmærkat?
Et følsomhedsmærkat bruges til at angive, hvilken type oplysninger et dokument eller en mail indeholder.
Mærkaten hjælper med at beskytte oplysninger og sikre, at de kun deles med de rette personer.
Følsomhedsmærkater anvendes blandt andet til:
- Word-dokumenter
- Excel-regneark
- PowerPoint-præsentationer
- Outlook-mails
Typer af følsomhedsmærkater
Offentlig
Bruges til oplysninger, der gerne må offentliggøres og deles frit.
Det kan f.eks. være oplysninger, som må deles på hjemmesider, sociale medier eller med eksterne personer.
Oplysningerne må ikke indeholde fortrolige eller personfølsomme data.
Intern
Bruges til almindelige arbejdsdokumenter og mails uden særlige beskyttelseskrav.
Oplysningerne må kun deles med brugere på Kirkenettet.
Dette vil typisk være den mest almindelige mærkat for interne dokumenter og mails.
Ekstern
Bruges til almindelige arbejdsdokumenter og mails uden særlige beskyttelseskrav, som også må deles med godkendte myndigheder og samarbejdspartnere.
Oplysningerne må deles med brugere på Kirkenettet samt godkendte eksterne samarbejdspartnere.
Fortrolig
Bruges til arbejdsrelevante personoplysninger eller andre følsomme sager.
Oplysningerne må kun deles med modtagere, der har et arbejdsbetinget behov for adgang.
Mærkaten bør bruges, når dokumentet eller mailen indeholder oplysninger, som ikke må deles bredt.
Privat
Bruges til oplysninger, der er af privat karakter eller oplysninger, som ikke skal behandles af organisationen.
Denne mærkat skal kun anvendes, hvis indholdet reelt er privat og ikke arbejdsrelateret.
Når du opretter eller gemmer et nyt dokument
Når du opretter eller gemmer et nyt dokument i Word, Excel eller PowerPoint, vil du blive bedt om at vælge en følsomhedsmærkat.
Du kan ikke gemme dokumentet, før der er valgt en mærkat.
Sådan gør du:
Trin 1: Opret eller åbn dokumentet.
Trin 2: Klik på feltet med følsomhedsmærkat.
Trin 3: Vælg den mærkat, der passer bedst til dokumentets indhold.
Trin 4: Gem dokumentet.
Hvis du er i tvivl, skal du vælge den mærkat, der bedst beskriver indholdet og hvem oplysningerne må deles med.
Hvis dokumentet mangler et følsomhedsmærkat
Hvis du åbner et tidligere oprettet dokument, som ikke har en følsomhedsmærkat, skal du vælge en mærkat, før du kan redigere dokumentet.
Øverst i dokumentet vil der stå, at du skal vælge en mærkat.
Sådan gør du:
Trin 1: Åbn dokumentet.
Trin 2: Klik på Vælg mærkat øverst i dokumentet.
Trin 3: Vælg den relevante følsomhedsmærkat.
Trin 4: Fortsæt med at redigere dokumentet.
Når et dokument allerede har et følsomhedsmærkat
Når der er valgt en mærkat til et dokument, vises mærkaten øverst i dokumentet.
Det gør det nemt at se, hvordan dokumentet er klassificeret.
Du kan se mærkaten direkte i toppen af dokumentet.
Sådan ser du, hvad et følsomhedsmærkat betyder
Du kan få vist en kort forklaring på, hvad den valgte mærkat betyder.
Sådan gør du:
Trin 1: Klik på den lille pil ved siden af mærkaten.
Trin 2: Læs beskrivelsen af mærkaten.
Trin 3: Kontrollér, at mærkaten passer til dokumentets indhold.
Dette kan være en hjælp, hvis du er i tvivl om, om den rigtige mærkat er valgt.
Sådan ændrer du et følsomhedsmærkat
Det er muligt at ændre følsomhedsmærkaten, hvis dokumentets indhold ændrer sig, eller hvis der tidligere er valgt en forkert mærkat.
Sådan gør du:
Trin 1: Klik på den nuværende mærkat øverst i dokumentet.
Trin 2: Vælg en ny mærkat.
Trin 3: Angiv en begrundelse for ændringen.
Trin 4: Gem dokumentet.
Ved ændring af mærkat skal der altid angives en begrundelse.
Følsomhedsmærkater i Outlook
Alle mails skal have et følsomhedsmærkat.
Det gælder både mails med og uden vedhæftede filer.
Det gælder også mails, der sendes fra en mobiltelefon.
Sådan gør du:
Trin 1: Opret en ny mail.
Trin 2: Vælg den relevante følsomhedsmærkat.
Trin 3: Skriv og send mailen som normalt.
Mærkaten skal vælges ud fra indholdet i mailen og eventuelle vedhæftede filer.
Når der er valgt en mærkat på en mail, vil mærkaten blive vist under afsenderen.
Det gør det synligt for modtageren, hvordan mailen er klassificeret.
Vigtigt at være opmærksom på
Følsomhedsmærkater skal bruges på alle dokumenter og mails og skal vælges ud fra indholdet.
Det betyder, at:
- Nye dokumenter skal have en mærkat, før de kan gemmes
- Eksisterende dokumenter uden mærkat skal have en mærkat, før de kan redigeres
- Alle mails skal have en mærkat, uanset om de indeholder vedhæftninger eller ej
- Hvis en mærkat ændres, skal der angives en begrundelse
Når du vælger mærkat, bør du især være opmærksom på:
- Om dokumentet eller mailen indeholder personoplysninger
- Om oplysningerne kun må deles internt
- Om oplysningerne må deles med eksterne samarbejdspartnere
- Om indholdet er fortroligt
- Om dokumentet eller mailen er egnet til offentlig deling
Hvis du er i tvivl, bør du vælge den mærkat, der bedst beskytter oplysningerne, eller kontakte din lokale administrator/support.
Følsomhedsmærkater er med til at sikre, at oplysninger behandles korrekt og kun deles med de rette personer.