Som menighedsråd kan i vælge at afholde jeres menighedsrådsmøder som hybridmøder eller fulde onlinemenighedsrådsmøder.
Du kan læse mere om reglerne for at afholde online menighedsrådsmøder her.
Her er en række opmærksomhedspunkter, som I kan benytte så I får den bedste oplevelse med at holde de hybrid- eller fulde onlinemøder.
Et hybridmøde er en mødeform hvor en del af mødet afholdes fysisk, men hvor en eller flere af deltagerne til mødet er med online.
Få det bedste billede
Det er en god ide at blive enige, inden man går i gang med at holde online- eller hybridmøder, om man alle vil benytte et kamera. Det kan give en god oplevelse af nærvær, hvis alle kan se hinanden og gestikulere under et møde. For eksempel ved at nikke eller række en fysisk hånd op.
Placeringen af kameraet
Vær opmærksom på hvor dit kamera er placeret. De fleste bærbare og tablets har i dag et indbygget kamera. Dog er den naturlige kameravinkel fra disse ikke altid optimal når de står direkte på et bord. Så hvis det er muligt, se om du kan løfte dit kamera op så det kommer op i din øjenhøjde, så de andre mødedeltagere ikke sidder og kigger op i næsen på dig.
Hvis du har et eksternt kamera, så placer det over den skærm du har de andre mødedeltagere på, så de kan se at du kigger i deres retning.
Belysning
De fleste webkameraer er i dag ikke lige så gode som vores kamera på telefonen. Så de kræver typisk mere lys. Så sørg for at godt med lys i det rum du sidder og hvis muligt at alle lyskilder ikke kun er bag dig. Så hvis det er lyst udenfor så lad være med sidde med ryggen lige op ad at vindue, for vil man typisk fremstå som en mørk silhuet.
Hvis man sidder et sted med en skrivebordslampe kan det være en god ide at tænde den så der kommer lidt lys forfra én.
Få den bedste lyd
For at få det det bedste hybrid- eller onlinemøde er der en række ting, man kan kigge på for at man får den bedste lydoplevelse og derved den tydeligste og bedste kommunikation.
Undgå støjende steder
Undgå at være et sted hvor der er for meget larm. Hvis det er muligt så find et stille lokale hvor der for eksempel er et tændt fjernsyn eller radio med lyd på, nogen der sidder og taler eller en vaskemaskine der centrifugerer.
Benyt et headset
Moderne computere og onlinemødeplatforme gør utroligt meget for at få den bedste lyd ud af det udstyr man har, men man får stadig den bedste oplevelse hvis alle sidder med hver deres headset. Den største gevinst er at computeren eller mødeprogrammet opfanger i mikrofonen hvad den selv har afspillet ud af højtaleren. En anden gevinst er at man får mikrofonen tættere på munden, så den ikke behøver at være skruet så højt op og derved vil opfange mindre baggrundsstøj, som skal sorteres fra.
Jo flere der kan benytte headsets, desto bedre vil man opleve at lydoplevelsen bliver for alle.
Hvis man ikke har mulighed for at benytte et headset kan det være en fordel at man slukker for sin mikrofon når man ikke taler.
Ekstra tips til at benytte et headset
Hvis man ikke er vant til at benyttet et headset og man skal ud og anskaffe sig et nyt headset, så kan det være en fordel at anskaffe sig et med et kabel, frem for et trådløst headset. Da et kablet headset typisk bare er at sætte det til og så virker det. Der kan være mere fejlsøgning ved et trådløst headset. Der er også et batteriniveau man også skal være opmærksom på.
Hvis man har et headset, hvor mikrofonen stikker ud fra headsettet på en arm, så skal mikrofonhovedet sidde ud for ens mundvige. Den skal ikke sidde ind foran munden, for så kan man komme til at puste ind i mikrofonen når man taler.
Hvis man holder både med fysisk deltagelse og nogle online (Hybridmøder)
Hvis man har nogle der mødes fysisk og nogle personer på online, kan det være en fordel at anskaffe sig noget specifikt udstyr til dem der holder mødet fysisk.
De fleste bærbare i dag er lavet til kun at opfange lyd lige foran dem, så hvis man sidder rundt om en bærbar computer, kan det være svært at høre dem, der sidder ved siden af computeren.
For at dem der er med online, bedst vil kunne høre dem der er med til mødet fysisk, kan man få en mikrofon eller mikrofon og højtalerkombinationer, som er lavet til hybridmøder. Det fleste af dem vil være en man placere midt på det bord man holder det fysiske møde rundt om.
Fortrolighed og forstyrrelser for onlinedeltagere
Når man er til et onlinemøde, kan der være fortrolige punkter, som ikke skal deles med andre, så inden du går til et online møde skal du være opmærksom på dine omgivelser. Sidder man et rum, hvor der er andre til stede som mødet ikke er relevant for?
Det kan også være man sidder et sted hvor der er større chance for man bliver forstyrret. Hvis man for eksempel sidder hjemmefra, kan det være man skal gøre de andre der hjemme opmærksom på at man er i et møde og at man ikke vil forstyrres, for så kan det være de ikke kun forstyrre dig, men alle i mødet.
Offentlig adgang og rettigheder
Hvis der skal være offentligt online adgang til det møde man skal holde, er der nogle flere ting man skal være opmærksom på.
Internet "trolde"
Når man åbner adgang op for alle på internettet, skal man være opmærksom at der muligvis er nogen der vil finde det sjovt at drille til sådan et møde og nu kan de gøre det hjemmefra og anonymt. Så det kan være en god ide at lukke ned for de muligheder som gæster på mødet har.
- Sørg for, de ikke selv kan tænde deres mikrofon
- Sørg for, de ikke selv kan tænde deres kamera
- Overvej om det er nødvendigt de har adgang til chat funktion
- Gør jer bekendt med, hvordan man smider nogen ud af mødet igen.
Fortrolige punkter
Hvis der er fortrolige punkter på et online menighedsrådsmøde, skal I have en plan for hvordan I sørge for at udefrakommende ikke kan overvære disse.
Så undersøg hvad jeres mødeplatform har af muligheder. Nogle platforme har mulighed for at lave et ekstra online rum man kan "gå" ind i. Hvor andre har mulighed for at gøre gæster "døve", altså de ikke kan høre noget af det der forgår, ind til punktet eller punkterne er ovre.
Andre gode ideer
Lige inden man skal til et online møde, er det god ide at tjekke ens udstyr virker og er tændt på den rigtige måde, så tjek at din højtaler er tændt ved at afspille noget lyd.
Derefter tjek at din mikrofon virker, mange mødeprogrammer har en skærm inden man kommer ind i mødet hvor man kan teste sin mikrofon ved at se en om computeren opfanger lyd fra mikrofonen.
Det samme gælder for dit kamera, tjek at det virker og om der evt. er noget rod i baggrunden af din kameravinkel som ikke er nødvendigt.
Når man så er kommet ind i mødet, er det en god idé, lige at tage en runde og sikre sig, at alle kan høre hvad der bliver sagt og at alle har mulighed for at sige noget.