UdskrivFunktionen budget og regnskab understøtter menighedsrådets aflevering af budgetter og regnskaber til provstiudvalget samt til provstirevisor.
Funktionen indeholder et procesforløb for budgetter og et andet for aflevering af regnskaber.
Processerne følger kravene om aflevering, godkendelse, revision og offentliggørelse, som de fremgår af Cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget regnskab og revision m.v..
Budgetter og regnskaber afleveres af menighedsrådene i Økonomiportalen, som stilles til rådighed af Kirkeministeriet.
Efter aflevering i Økonomiportalen overføres budget eller regnskab til budget- eller regnskabsprocessen i budget og regnskab.
Som en del af regnskabsprocessen markerer menighedsrådene i dokumentarkivet, som du kan læse om i vejledningen Dokumentarkiv, de materialer (kontoudtog og lønbilag m.v.) som indgår i provstirevisors materialeliste. Disse overføres sammen med beslutningsprotokoller m.v. automatisk til provstirevisor, når et menighedsråd i systemet har ”klarmeldt”, at alle de udbedte materialer er markeret.
Processerne understøtter dokumentation af menighedsrådets godkendelse, fremsendelse til provstirevisor, menighedsrådet behandling af provstirevisors erklæring om regnskabet samt revisors protokollat om den udførte revision og derefter provstiudvalgets godkendelse.
For provstierne (provst, provstisekretær og provstiudvalgsmedlemmer) er der under menupunktet Provstiets regnskaber, adgang til et Provstioverblik. Her har provstiet mulighed for at følge processen i forhold til provstiets menighedsråd m.fl. Af provstioverblik fremgår det hvor langt de enkelte regnskaber er i processen, og desuden kan det afleverede regnskab og de dertil hørende godkendelser ses ved få klik. Se mere under hjælp i Provstioverblik.
Endelig – og pr. 1. februar – sker offentliggørelse af de reviderede regnskaber fra det foregående år samt de af provstiudvalgene godkendte budgetter for det aktuelle år.
Særligt i foråret 2022
Regnskabsprocessen er ved åbning af Kirkeportalen klar til aflevering og godkendelse af regnskaber.
Den 1. april – når dokumentarkivet åbnes – vil materialer, som er markeret i det nuværende system automatisk blive overført til det nye dokumentarkiv ligesom materialer kan uploades og markeres i det nye dokumentarkiv fra dette tidspunkt.
Den 8. april – når provstiudvalgene har udmeldt de foreløbige rammer vedrørende budget 2023 – åbnes budgetprocessen, så de foreløbige budgetter kan afleveres fra Økonomiportalen og godkendes i budgetprocessen under budget og regnskab.