UdskrivDokumentarkivet i Kirkeportalen vil give menighedsrådet gode muligheder for at indrette arkivering af dokumenter på en måde, som passer til menighedsrådets behov og vil desuden gøre det nemt at bruge systemet i kommunikationen mellem menighedsrådets medlemmer.
Arkivet understøtter herudover afleveringen af regnskabsmaterialer til provstirevisor. Og vil også gøre det lettere at leve op til krav i databeskyttelseslovgivningen med hensyn til sletning og logning.
Dokumentarkivet har overordnet 2 indgange:
I. Eget arkiv
II. Budget- og regnskabsarkiv
Eget arkiv er det sted, hvor menighedsrådet arkiverer sine dokumenter, dvs. e-mails, mødereferater (beslutningsprotokoller) og notater m.m.
Budget- og regnskabsarkivet derimod indeholder udelukkende dokumenter, som har relation til budgetter og regnskaber og i den forbindelse de yderligere materialer, der sendes til provstirevisor, som dokumentation til regnskabet.
I det følgende beskrives Eget arkiv og Budget- og regnskabsarkiv nærmere.
Se også afsnittet om overførsel af dokumenter fra det nuværende arkiv på DAP og afsnittet om dokumentarkiver i forbindelse med sammenlægning af menighedsråd.
I. Eget arkiv
Arkivet er i sin grundstruktur bygget op om en antal faste mapper som det enkelte menighedsråd efter behov kan underinddele i flere niveauer. En menu, i venstre side af skærmbilledet viser mappestrukturen og markerer tydeligt hvor i arkivet brugeren befinder sig.
Dokumentarkivet, som det ser ud når det åbnes:
I det følgende vises eksempler på hvordan arkivet – af menighedsrådet selv – kan tilpasses det lokale behov.
1. eksempel vedrører BYGNINGER
Menighedsrådet har underopdelt bygningsmappen med én mappe til hver af bygningerne samt en mappe med titlen ”Generelt” til de ting, der er fælles for alle bygninger.
En pil (▸) udfor en mappe er et tegn på, at mappen er yderligere inddelt.
Eksempelvis er Generelt - som vedrører alle bygningerne - underinddelt i Ejendomsvurderinger m.v. og Bygnings- og provstesyn samt Vedligeholdelsesplan:
2. eksempel vedrører MENIGHEDSRÅDET
Her har menighedsrådet oprettet en mappe til menighedsrådets møder, dets medlemmer samt til vedtægterne.
Mødemappen er underinddelt i mapperne: Indeværende år og Tidligere år.
I Indeværende år er der en mappe til hvert af årets møder, og i Tidligere år arkiveres disse – når året skifter – under et årstal.
Ideen med at lave en mappe til hvert af årets møder, er at bruge arkivet i kommunikationen med menighedsrådets medlemmer om de enkelte møder.
Vælges mødet i marts, kunne det se ud som vist nedenfor.
Eksemplet viser forberedelsen til og afholdelsen af mødet i marts, hvor regnskabet skulle godkendes til aflevering, og hvor der desuden – til punkter om kirkegården og kirkens kommunikation – var udsendt yderligere bilag.
1) Af skærmbilledet fremgår det tydeligt hvor brugeren befinder sig i strukturen – mødet i marts
2) I Kommentar kan de enkelte medlemmer kommentere den udsendte dagsorden
3) Bilag der vedrører dagsordenen
4) Den endelig dagsorden
5) Referatet fra mødet, som er markeret til deling med revisor
6) Øverst i skærmbilledet – over dokumentlisten – ses denne knap:
Når den aktiveres, fremkommer disse muligheder:
Når Link til mappe vælges, kan der med e-mail sendes et link til menighedsrådets medlemmer.
Når de åbner linket, fører det direkte til mappen, hvor de kan se udkast til dagsorden, eventuelle bilag samt – når mødet er afholdt – referatet.
Det betyder, at alle rådets medlemmer både før og efter mødet har adgang til de samme dokumenter – uden at skulle lede i egen postkasse.
Hvad sker der med dokumenterne i det nuværende arkiv på DAP?
Når alle Kirkeportalens komponenter er i drift, vil dokumenter, som menighedsrådene har gemt i de tidligere arkiver på DAP, blive overført til det nye arkiv.
På et senere tidspunkt vil det nærmere blive beskrevet hvor disse dokumenter placeres i det nye arkiv.
Hvad sker der, når menighedsråd lægges sammen?
Det nye arkiv er udviklet sådan, bl.a. med de faste mapper på det øverste niveau, at der ved en sammenlægning af menighedsråd vil ske en overførsel af dokumenter til det nye menighedsråds dokumentarkiv. Også det vil blive beskrevet nærmere.