UdskrivDokumentarkivet i Kirkeportalen vil give menighedsrådet gode muligheder for at indrette arkivering af dokumenter på en måde, som passer til menighedsrådets behov og vil desuden gøre det nemt at bruge systemet i kommunikationen mellem menighedsrådets medlemmer.
Arkivet understøtter herudover afleveringen af regnskabsmaterialer til provstirevisor. Og vil også gøre det lettere at leve op til krav i databeskyttelseslovgivningen med hensyn til sletning og logning.
Dokumentarkivet har overordnet 2 indgange:
I. Eget arkiv
II. Budget- og regnskabsarkiv
Eget arkiv er det sted, hvor menighedsrådet arkiverer sine dokumenter, dvs. e-mails, mødereferater (beslutningsprotokoller) og notater m.m.
Budget- og regnskabsarkivet derimod indeholder udelukkende dokumenter, som har relation til budgetter og regnskaber og i den forbindelse de yderligere materialer, der sendes til provstirevisor, som dokumentation til regnskabet.
I det følgende beskrives Eget arkiv og Budget- og regnskabsarkiv nærmere.
Se også afsnittet om overførsel af dokumenter fra det nuværende arkiv på DAP og afsnittet om dokumentarkiver i forbindelse med sammenlægning af menighedsråd.
I. Eget arkiv
Arkivet er i sin grundstruktur bygget op om en antal faste mapper som det enkelte menighedsråd efter behov kan underinddele i flere niveauer. En menu, i venstre side af skærmbilledet viser mappestrukturen og markerer tydeligt hvor i arkivet brugeren befinder sig.
Dokumentarkivet, som det ser ud når det åbnes:
I det følgende vises eksempler på hvordan arkivet – af menighedsrådet selv – kan tilpasses det lokale behov.
1. eksempel vedrører BYGNINGER
Menighedsrådet har underopdelt bygningsmappen med én mappe til hver af bygningerne samt en mappe med titlen ”Generelt” til de ting, der er fælles for alle bygninger.
En pil (▸) udfor en mappe er et tegn på, at mappen er yderligere inddelt.
Eksempelvis er Generelt - som vedrører alle bygningerne - underinddelt i Ejendomsvurderinger m.v. og Bygnings- og provstesyn samt Vedligeholdelsesplan:
2. eksempel vedrører MENIGHEDSRÅDET
Her har menighedsrådet oprettet en mappe til menighedsrådets møder, dets medlemmer samt til vedtægterne.
Mødemappen er underinddelt i mapperne: Indeværende år og Tidligere år.
I Indeværende år er der en mappe til hvert af årets møder, og i Tidligere år arkiveres disse – når året skifter – under et årstal.
Ideen med at lave en mappe til hvert af årets møder, er at bruge arkivet i kommunikationen med menighedsrådets medlemmer om de enkelte møder.
Vælges mødet i marts, kunne det se ud som vist nedenfor.
Eksemplet viser forberedelsen til og afholdelsen af mødet i marts, hvor regnskabet skulle godkendes til aflevering, og hvor der desuden – til punkter om kirkegården og kirkens kommunikation – var udsendt yderligere bilag.
1) Af skærmbilledet fremgår det tydeligt hvor brugeren befinder sig i strukturen – mødet i marts
2) I Kommentar kan de enkelte medlemmer kommentere den udsendte dagsorden
3) Bilag der vedrører dagsordenen
4) Den endelig dagsorden
5) Referatet fra mødet, som er markeret til deling med revisor
6) Øverst i skærmbilledet – over dokumentlisten – ses denne knap:
Når den aktiveres, fremkommer disse muligheder:
Når Link til mappe vælges, kan der med e-mail sendes et link til menighedsrådets medlemmer.
Når de åbner linket, fører det direkte til mappen, hvor de kan se udkast til dagsorden, eventuelle bilag samt – når mødet er afholdt – referatet.
Det betyder, at alle rådets medlemmer både før og efter mødet har adgang til de samme dokumenter – uden at skulle lede i egen postkasse.
II. Budget- og regnskabsarkiv (åbnes først senere)
Denne del af arkivet indeholder de dokumenter der afleveres gennem budget- og regnskabsprocesserne men derudover også dokumenter fra dataarkivet og fra ”Eget arkiv”.
Formålet med Budget- og regnskabsarkivet er at give nem og hurtigt adgang til de dokumenter, der indgår i regnskabet.
Indgangen til arkivet er bygget om ”årshjulet” for budget- og regnskab. Udgangspunktet er indeværende år. Lige nu 2022, hvor der inden 1. april skal afleveres regnskab fra 2021 – sidste år. Og snart derefter begynder budgetlægningen for 2023 – som er næste år.
Det konkrete valg af år giver adgang til en dokumentliste, som starter med provstiets rammeudmelding og derefter det foreløbige budget. Efter budget fortsættes med regnskab og dertil materialerne til revisor, grupperet som i materialelisten – fra 1 til 15. Endelig også de dokumenter der ligger sidst i processen, dvs. revisors erklæring og revisionsprotokollat, menighedsrådets stillingtagen hertil samt provstiudvalgets godkendelse af regnskabet – og til sidst det offentliggjorte regnskab.
Alle dokumenter i Budget- og regnskabsarkivet er kopier fra budget- og regnskabsprocessen, dataarkivet og fra Eget arkiv, hvor dokumenter – der skal deles med revisor – markeres. Det betyder, at Budget- og regnskabsarkivet vedligeholdes automatisk og giver et samlet overblik over alt det, der indgår i et års regnskab.
Markeringen: ”Revisor” i Eget arkiv betyder, at de dokumenter, der er forsynet med denne markering automatisk overføres til revisor, når menighedsrådet klarmelder dokumenterne.
Budget- og regnskabsarkivet giver på den måde menighedsrådet et godt overblik over hvad der er afleveret og betyder med sine ”automatikker” også en lettelse for kasserer og regnskabsfører.
I 2022, hvor dokumenter vedrørende regnskabet for 2021 afleveres gennem det gamle system, sker der en overførsel af dokumenterne til det nye dokumentarkiv. Det betyder, at menighedsrådet fra og med ”regnskab-2021”, vil have alle regnskabsdokumenterne i det nye dokumentarkiv.
Hvad sker der med dokumenterne i det nuværende arkiv på DAP?
I løbet af 2022, når alle Kirkeportalens komponenter er i drift, vil dokumenter, som menighedsrådene har gemt i de tidligere arkiver på DAP, blive overført til det nye arkiv.
På et senere tidspunkt vil det nærmere blive beskrevet hvor disse dokumenter placeres i det nye arkiv.
Hvad sker der, når menighedsråd lægges sammen?
Det nye arkiv er udviklet sådan, bl.a. med de faste mapper på det øverste niveau, at der ved en sammenlægning af menighedsråd vil ske en overførsel af dokumenter til det nye menighedsråds dokumentarkiv. Også det vil blive beskrevet nærmere.