Når du vil sende fortrolige eller følsomme personoplysninger, er det et krav, at oplysningerne sendes sikkert.
For at opfylde det krav, betyder det at oplysningerne skal sendes krypteret. Det vil sig på en sådan måde, at uvedkommende, som får uretmæssig adgang til forsendelsen under transporten fra afsender til modtager, ikke kan aflæse indholdet.
Datatilsynets opererer med to typer af forsendelse via e-mail:
- e-mails, som er krypteret under transporten
- e-mails, som krypteres inden de sendes og som dekrypteres hos modtageren.
Når du sender e-mail fra Kirkenettet - fra en km.dk eller sogn.dk adresse – sender du altid krypteret (1).
Det betyder, at du i en almindelig e-mail kan sende både fortrolige og følsomme personoplysninger.
Som afsender skal du sikre dig, at der er overensstemmelse mellem den person du vil sende til og den e-mailadresse du har til vedkommende. Ofte vil du vide at det er tilfældet, eksempelvis ved at du kender vedkommende eller at vedkommende har givet dig så mange oplysninger om sig selv, at du er sikker på at person og e-mail person hænger sammen.
Du skal dog være opmærksom på, at emnefeltet i en almindelig e-mail ikke er krypteret. Det betyder at du ikke skal bruge dette felt til personoplysninger.
I de tilfælde, hvor der kan være usikkerhed, bør du sende med Digital Post.
Præster og kordegne m.fl. samt medarbejdere i provstier, stifter, uddannelsesinstitutioner og Kirkeministeriet, som har en Kirkenet-pc har herudover mulighed for at sende med yderligere sikkerhed (2).
Fra Kirkenet-pc'en har du i Outlook adgang til funktionen "DIGITAL POST" som sender til
modtagers postkasse i eBoks, Borger.dk eller Virk.dk postkasse.
Sikkerheden ved denne metode er lidt højere end når der sendes "almindeligt". Forskellen består i, at du som afsender har fuld kontrol over hvem du sender til, og du ved at modtager skal bruge sit MitID for at læse din besked.
Menighedsråd får senere mulighed for fra deres fælles e-mailadresser at kunne sende Digital Post.
Med hensyn til SMS-beskeder, der ikke er krypteret, betyder det, at de ikke må indeholde fortrolige eller personfølsomme oplysninger.
Kommunikation til et mobilnummer kan ske med Signal. Signal er en App, som sender krypteret, og derfor kan anvendes, eksempelvis i kommunikation med konfirmander.
Du skal dog være opmærksom på, at modtageren også skal have installeret Signal for at kunne modtage beskeden krypteret.
Også her gælder det, at du skal være sikker på hvem modtageren er. Det er du i de tilfælde hvor forældrene har tilmeldt den unge til konfirmandundervisning og i den forbindelse har oplyst konfirmandens mobilnummer.
Du kan læse mere om den praktiske anvendelse af Signal på Folkekirkens Konfirmandcenters hjemmeside